Aktualności

Realizujesz projekt Erasmusa+ w sektorze Szkolnictwo wyższe i zastanawiasz się, w jaki sposób poprawnie dokonać jego rozliczenia? Niezależnie od tego, czy koordynujesz Partnerstwo współpracy (KA220), czy projekt mobilnościowy (KA131 lub KA171), poznaj podstawowe zasady, które pozwolą uniknąć najczęstszych błędów. Poniżej znajdziesz praktyczne wskazówki, które pomogą ci przejść przez cały proces bez stresu.

Projekty KA220 – Partnerstwa współpracy

Finansowanie w formie ryczałtu
Kwota dofinansowania może wynosić 120 tys., 250 tys. lub 400 tys. euro. Budżet dzielony jest na pakiety robocze – ich wartość szacujecie razem z partnerami już na etapie składania wniosku. Pamiętaj: pakiet na zarządzanie projektem może stanowić maksymalnie 20% całego budżetu. Zasady realizacji projektów KA220 nie narzucają określonej polityki kursowej.

Zmiany w trakcie realizacji? Sprawdź, czy potrzebujesz aneksu z FRSE
Jeśli zmieniasz zakres działań – konieczny będzie aneks do umowy. Natomiast przesunięcia w zakresie wydatkowania rzeczywistych środków między pakietami – bez zmiany treści projektu i przy pozostawieniu realizacji wszystkich zaplanowanych działań – nie wymagają dodatkowej zgody.

Jak wygląda ocena projektu?
Każdy pakiet (poza tym na zarządzanie) oceniany jest osobno. Jeśli któryś z nich otrzyma mniej niż 70 punktów, jego budżet zostanie proporcjonalnie obcięty. Jeśli cały projekt nie przekroczy progu 70 punktów – redukcji podlega całość.

Skorzystaj z oficjalnych wytycznych

Zajrzyj do podręcznika „Handbook on the lump sum funding model KA2”, który jest dostępny online: bit.ly/4mOWyHg. Dokument zawiera szczegółowe wytyczne dotyczące stosowania modelu finansowania opartego na kwotach ryczałtowych w projektach Akcji 2. programu Erasmus+. Obejmuje on cały cykl życia projektu – od przygotowania wniosku, przez zarządzanie działaniami projektowymi, aż po tworzenie raportu końcowego i kontrolę.
Jeśli potrzebujesz dodatkowych materiałów, takich jak wzory umów, załączniki czy przewodniki dla beneficjentów, to znajdziesz je na stronie programu Erasmus+: erasmusplus.org.pl w sekcji Szkolnictwo wyższe –> Umowy. 

Projekty KA131 i KA171 – Mobilność studentów i kadry

Na czym polega finansowanie?
Dofinansowanie składa się z kilku kategorii budżetowych:

• Podróż
  - Zaznacz, czy uczestnik otrzymał wsparcie na podróż.
  - Określ, czy podróż odbyła się z użyciem standardowego środka transportu, czy ekologicznego (green travel).
  - Podaj odległość podróży obliczoną na podstawie kalkulatora odległości wskazanego przez Komisję Europejską.

• Wsparcie indywidualne
  - Wprowadź miejsce docelowe mobilności.
  - Określ liczbę dni mobilności, zgodnie z umową zawartą z uczestnikiem – to kluczowe dla naliczenia odpowiedniej kwoty dofinansowania.

• Wsparcie organizacyjne oraz wsparcie włączenia dla organizacji
  - Sprawdź, czy w przypadku danej mobilności przysługuje wsparcie z tych kategorii. Jeśli tak – uwzględnij je w sprawozdaniu.

• Wsparcie włączenia dla uczestników (koszty rzeczywiste)
• Rejestracja każdej mobilności

W narzędziu sprawozdawczym musisz podać m.in.:

1. sposób podróży (green travel czy standard),
2. długość pobytu,
3. liczbę dni objętych wsparciem,
4. poniesione koszty dodatkowe (jeśli dotyczy uczestnika o mniejszych szansach).

• Zasada elastyczności pobytu studentów

Jeśli rzeczywisty pobyt był krótszy o więcej niż pięć dni – zaktualizuj daty i zmniejsz dotację.
Jeśli różnica wynosi do pięciu dni – nie musisz niczego zmieniać.
Jeśli pobyt się wydłużył bez wcześniejszego aneksu z uczestnikiem – nie możesz zwiększyć kwoty dotacji. Dodatkowe dni wykazujesz jako „zerowe finansowanie”.

• Dni na podróż – o co chodzi?

Dodatkowe środki możesz przyznać tylko wtedy, gdy:
- podróż rzeczywiście miała miejsce,
- odbyła się przed rozpoczęciem i/lub po zakończeniu mobilności.

Wysokość wsparcia zależy od rodzaju podróży:
- standardowa – maks. 2 dni (1 przed + 1 po),
- green travel – maks. 6 dni (3 przed + 3 po).

Polityka kursowa niezbędna jest tylko dla kosztów rzeczywistych. W projektach Akcji 1. obowiązuje tzw. podwójne przeliczenie dla kosztów rzeczywistych. Użyj:

1. średnich dziennych kursów wymiany z Dziennika Urzędowego UE (seria C),
2. albo średniego kursu miesięcznego InforEuro (jeśli dziennych brak).
3. Szczegóły znajdziesz w sekcji Komunikaty i dokumenty na stronie erasmusplus.org.pl

Za niepełnowartościowe uznawane będą egzemplarze wykonane niezgodnie z OPZ i/lub odbiegające od proofa pod względem kolorystycznym, a także zawierające błędy drukarskie i introligatorskie (np. zabrudzenia, nieskuteczne lub niewłaściwe sklejenie, brakujące strony, sklejone w złej kolejności, niewłaściwe przycięcie, niewłaściwie naniesiona folia uszlachetniająca lub lakier wybiórczy itp.).